Estrategias para gestionar un apartamento turistico

Estrategias para Gestionar Apartamentos Turísticos

Portada » Blog » Estrategias de Inversión » Apartamentos Turísticos » Estrategias para Gestionar Apartamentos Turísticos

En esta entrada explico con todo detalle las tareas que conlleva gestionar apartamentos turísticos para maximizar la rentabilidad, de forma que puedas entender cómo hacerlo tú mismo o qué implica si contratas una empresa de gestión de alojamientos turísticos.

Asimismo, detallo los tipos de gestión que puedes llevar a cabo: gestionar todo manualmente, con ayuda de un software, totalmente a distancia (automatizada) o contratando una empresa de gestión profesional.

 También analizo los pros y contras de cada opción bajo tres criterios:

  • Minimización de costes
  • Maximización de ingresos
  • Tiempo dedicado

No hay una opción universalmente mejor, sino que depende de tu situación personal y objetivos. Te dejo mis conclusiones en este gráfico y en el cuerpo de la entrada puedes encontrar los argumentos para esta clasificación.

Opciones para gestionar un apartamento turistico

Tareas que implica la gestión de un Apartamento turístico

Abajo te dejo un listado con explicación detallada de cada tarea necesaria para gestionar un apartamento turístico, diferenciando entre los pasos previos para poder explotar tu vivienda turística en Airbnb o Booking y las labores para la gestión diaria.

Pasos Previos:

1)      Preparación del apartamento

Para tener éxito y maximizar ingresos en uso turístico, necesitarás hacer las cosas de forma diferente a como lo harías en un alquiler de vivienda tradicional.

Debes prestar especial atención a dos cuestiones:

  1. Diseño

En vivienda vacacional o turística es conveniente esforzarte al máximo para que el diseño y la decoración del espacio sea atractivo.

Tu apartamento captará la atención de los potenciales clientes y conseguirás más reservas si te diferencias del resto de la oferta ofreciendo un diseño especial. No es necesario que todo sea caro y de diseño, pero no es conveniente utilizar en todos los espacios los mismos muebles de Ikea que tienen tantos apartamentos en Airbnb. Es buena idea ir mezclando aquí y allá y quizás hacer un esfuerzo con algo que destaque, como un gran sofá, mesa de comedor, o cómoda. Si tienes un presupuesto ajustado, puedes acudir a tiendas de segunda mano, subastas por herencias o incluso Wallapop.

Los espacios que tienen un diseño anticuado o incluso simplemente anodino tienen un gran impacto en las reservas, especialmente los baños y las cocinas.

Además, a diferencia de una vivienda de alquiler, en vivienda de uso turístico debes crear un diseño completo y acogedor, incluyendo detalles que quizás añada un inquilino en vivienda de alquiler, como espejos, alfombras, cuadros, plantas, libros etc.

  • Equipamiento

Los huéspedes del alojamiento deben tener disponible todo el equipamiento para tener una estancia cómoda. El objetivo es que se sientan como en casa.

Además del equipamiento básico, como wifi o televisión, es necesario incorporar, vajilla, cubertería, vasos, copas, utensilios de cocina, cafetera, tostador…

No voy a hacer una lista exhaustiva, te dejo dos enlaces con listas muy completas aquí y aquí.

2)      Obtención de licencia

Para empezar a explotar tu vivienda necesitas tener la licencia y cumplir con la normativa regional y local.

Te dejo aquí la normativa de la mayoría de comunidades autónomas.

Aunque la normativa cambia según la comunidad autónoma, normalmente el trámite es el siguiente:

  • Presentación de declaración responsable ante el organismo de turismo regional con la siguiente documentación:
    • Datos de identificación de la vivienda y el propietario
    • Capacidad máxima (de acuerdo con normativa)
    • Periodo de funcionamiento
    • Tipo de gestión (propietario o empresa de gestión)
    • Justificante pago de tasas
    • Licencia de Primera Ocupación o Cédula de Habitabilidad
    • Seguro de responsabilidad civil

A partir de aquí tendremos que esperar la respuesta de la administración.

Si tienes dudas, te recomiendo acudir a la página web de tu ayuntamiento y buscar información específica de tu municipio, además de la web de la normativa a nivel regional que te he dejado en el enlace anterior.

3)      Inscribir la vivienda turística en el registro de la policía

De acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana, aprobada en 2015, los establecimientos turísticos deben informar a la Policía Nacional (o cuerpo de seguridad regional) de todos los viajeros que se alojan.

Para inscribir tu apartamento turístico en la Policía debes ir a la comisaría más cercana con la licencia turística y algún documento que acredite que eres el propietario, como las escrituras o una nota simple, además de tu DNI o pasaporte.

Con esto, te darán de alta en el registro de establecimientos turísticos de la Policía. Recibirás un usuario y contraseña para identificar tus huéspedes en la página web de la policía creada con este fin, que puedes ver en este enlace.

4)      Creación de publicaciones del apartamento en distintas plataformas

Es fundamental que el apartamento esté en las principales páginas web de reservas vacacionales que existen (también llamadas OTA u “Online Travel Agency”). En mi experiencia, más del 95% de las reservas vienen de dos páginas: Airbnb y Booking. Pero existen otras como Vrbo, Tripadvisor, Página de alquiler vacacional de Google, Expedia o incluso Milanuncios.

Las publicaciones en las distintas plataformas pueden ser similares, pero hay que “currársela” porque una publicación atractiva contribuye en gran medida a que el potencial huésped realice la reserva.

Teniendo en cuenta que el huésped va a tener otras muchas opciones de alojamiento, la publicación tiene que captar su atención y seducirle.

Para ello te recomiendo:

Imágenes:

  • Utilizar fotografías de calidad profesional con buena iluminación y contraste adecuado
  • Si vas a sacar tú mismo las fotos, sigue esta guía de Airbnb
  • La imagen de portada es muy importante, debe ser representativa y llamativa
  • Incorpora suficientes imágenes de forma que los huéspedes se puedan hacer una imagen completa del alojamiento
  • Añade fotos generales y también de los detalles que resulten más atractivos y distintivos

Título:

  • El título de tu alojamiento es lo primero que verán los potenciales clientes: Piénsalo bien
  • Cíñete a 32 caracteres si no quieres que se corten en los resultados de búsqueda, de otra forma al menos escribe lo más importante al principio
  • Escribe un título específico, no genérico
  • Selecciona los adjetivos más representativos

Una estructura que da buen resultado es:

Adjetivo + Tipo de alojamiento + Entorno + Característica Distintiva

Por ejemplo:

Maravilloso Ático frente al Mar con Terraza

Encantador Estudio Junto a la Catedral con Excelentes Vistas

Estupendo Chalet a 10 Minutos del Centro con Piscina

Respecto a la descripción:

  • Sé sincero, lo contrario originará malas reseñas
  • Sé conciso, evitando repetir información y centrándote en lo importante
  • Destaca lo que hace especial tu alojamiento
  • Incluye los servicios que incluye el alojamiento
  • Detalla las normas de la casa
  • Añade la descripción al menos en inglés y español
  • Rellena todos los apartados de la descripción

Además de lo anterior, te aconsejo que te fijes en las descripciones de alojamientos destacados con buenas opiniones y buen número de reservas que veas cerca de la zona donde se encuentra tu vivienda turística para tener claro qué tipo de estructura de anuncio tiene mayor éxito.

Gestión diaria:

1)      Establecimiento y modificación de precios

El precio de tu alojamiento deberá ajustarse al mercado para maximizar los ingresos. Debes fijar precios más bajos en días con una menor demanda, de otra forma, no se reservarán. En días con demanda alta, los precios deben ser más altos, de otra forma no estarás maximizando tus ingresos.

Los días con alta o baja demanda varían según la ubicación y tipo de público al que va dirigido el alojamiento. En la playa, en verano la demanda será más alta, y en una estación de esquí será más alta en invierno.

Los precios deben ser fijados teniendo en cuenta:

  • La estacionalidad del destino (temporada alta y baja)
  • Días de fin de semana y días entre semana
  • Eventos que atraigan turismo

Para fijarlos se debe hacer un análisis de la competencia:

  • Precios y ocupación general de alojamientos de la zona
  • Precios y ocupación de los alojamientos más similares

Quizás pueda resultarte más valiosa la información obtenida de apartamentos que:

  • Parecen ser exitosos
  • Tienen tasas de ocupación óptima, llegando al 100% a corto plazo pero con disponibilidad creciente en los siguientes meses (de otra forma quizás estén algo “baratos”).
  • Con gestores profesionales y gran número de apartamentos

Existe una herramienta muy potente para hacer análisis de mercados, ver qué precios tiene tu competencia y cuánto están ingresando apartamentos similares que es AirDNA.

Una vez tienes claro los precios de mercado, tú decides la estrategia para competir con ellos, por ejemplo: ser el más barato, mejor relación calidad/precio, precio más alto sacrificando ocupación, precio más alto con servicios adicionales, etc.

Además, debes ir ajustando los precios según el nivel de ocupación que tienes y cuánto queda para la fecha de reserva.

Al comenzar la actividad los precios deben ser más ajustados, ya que no tienes reseñas. Conforme vas obteniendo evaluaciones de tus huéspedes, puedes ir homogeneizando los precios con los alojamientos más similares en tu entorno.

Por último, has de estar atento a todas las novedades que influyan en la demanda. Desde un cambio a peor en la previsión meteorológica que reduzca la demanda hasta el anuncio repentino de un concierto que atraiga miles de fans.

Los precios deben ser fijados en todas las plataformas en las que has publicado tu apartamento.

Los softwares de gestión incorporan herramientas para la automatización del “pricing” que comentaremos más adelante.

2)      Gestión de confirmación y cancelación de reservas

Para evitar overbookings, cuando te hacen una reserva, tienes que retirar dichos días de la disponibilidad en todas las OTAs (Airbnb, Booking etc.) donde esté tu apartamento. Y viceversa, cuando se realiza una cancelación, las fechas tienen que volverse a ver disponibles en todas las plataformas.

Esto se puede automatizar con softwares de gestión de apartamentos turísticos, y sería la función de Channel Manager. Esta función de automatización es extremadamente importante:

Al gestionar la confirmación de reservas de forma manual en varias plataformas, si tienes activas las reservas inmediatas, tendrás overbookings continuos. Debes establecer reservas previa aprobación, lo que reducirá el número de huéspedes: la gente no quiere esperar a que les digan si aceptan o no su reserva.

¿Por qué? Pues porque no puedes estar siempre atento al segundo de que te hagan una reserva, retirar la disponibilidad en otras OTAs, 24 horas al día, 7 días a la semana. Cada segundo que pase sin hacerlo, más posibilidades hay de que te hagan una segunda reserva en otra OTA.

3)      Gestión de entrada y salida de huéspedes (Check-in / Check-outs)

El proceso de Check-in y Check-out es de las partes de la gestión que más tiempo consume.

A diferencia de un hotel, en vivienda vacacional no existe normalmente una recepción donde centralizar la entrada y salida de huéspedes, sino que es necesario desplazarse al apartamento.

Durante el check-in se toman los datos y abre al huésped el alojamiento, se le enseña el apartamento y se le explica si es necesario el funcionamiento de algún electrodoméstico. También es oportuno ofrecerles una introducción a los principales monumentos, restaurantes y sitios para visitar en la ciudad, así como los mejores medios de transporte para trasladarse.

Es una buena oportunidad para conectar con ellos y lograr buenas reseñas.

Existen herramientas para gestionar el check-in de forma automática (no presencial), aunque, como veremos, sacrificas algo de servicio al cliente.

4)      Registro de viajeros en la Policía

Como hemos visto al principio de la entrada, es obligatorio registrar a todos los huéspedes que entren en el alojamiento en la web de la Policía. Esto puede verse como parte del proceso de check-in pues tienes como máximo 24 horas tras la llegada de los huéspedes para realizar el registro.

También existen herramientas para automatizar el registro de forma fácil, que se suelen poder integrar en el software de gestión.

5)      Comunicación con los huéspedes

Una de las tareas que más tiempo ocupa es la comunicación con los huéspedes. En este sentido debes tener en cuenta que es obligatorio tener a disposición de los huéspedes un teléfono de atención al cliente las 24 horas del día, 365 días al año.

  1. Huéspedes actuales

Desde preguntas sobre la ciudad, consejos de visitas hasta problemas muy frecuentes como averías de electrodomésticos, aparición de cucarachas o un desagüe atascado.

Es muy frecuente que los huéspedes necesiten comunicarte contigo, y no es raro que haya incidencias, incluso a horas intempestivas.

  • Futuros huéspedes

Será necesario tanto atender las preguntas sobre el apartamento por parte de gente que está pensando en reservar como gestionar con las personas que ya han reservado los retrasos (muy frecuente), quedar para el check-in, mejor forma de llegar al apartamento, etc.

  • Huéspedes pasados

La comunicación relativa a huéspedes anteriores será fundamentalmente un comunicado genérico agradeciendo su estancia y una posible reseña, responder dichas reseñas en las plataformas y gestionar posibles reclamaciones que haya podido haber.

Los softwares de gestión tienen también herramientas para automatizar gran parte de la comunicación, sobre todo aquella que es más estándar: confirmación de reserva, recordatorios, información sobre el apartamento o cómo llegar a la ubicación, recomendaciones de restaurantes, tiendas o sitios especiales, informar a proveedores de llegadas y salidas, ofertas y promociones, etc.

6)      Gestión del mantenimiento y reparaciones

Es raro el mes que no haya que gestionar alguna pequeña reparación en el alojamiento turístico, y, también, de forma ocasional, hay que reponer cosas que están desgastadas y hacer alguna reparación de mayor importancia. Esto es mucho más intensivo que en alquiler de viviendas a largo plazo por las siguientes razones:

  • La alta rotación de viajeros en los alojamientos turísticos.
  • Los huéspedes tienen a veces menos cuidado con las cosas que el que tendría un inquilino a largo plazo en su casa alquilada.
  • En una casa alquilada el inquilino se suele hacer cargo de las pequeñas reparaciones por uso.

Por esta razón, debes contar con empresas de confianza de distinto tipo: electricista, fontanero, cerrajero, empresas de reformas, etc. Además, no sé por qué, pero es frecuente que las cosas se rompan los domingos, cuando no puedes acudir a casi nadie, por lo que no está mal que tú mismo seas un poco “manitas” al menos para soluciones provisionales que mejoren la experiencia de los huéspedes (o hagan posible su estancia si es algo grave).

Los softwares de gestión constan de calendarios centralizado para coordinar las tareas de los proveedores con las reservas, de forma que sabes quién está en el apartamento en cada momento y cuándo es conveniente hacer las distintas tareas necesarias.

7)      Gestión de la limpieza

Es usual que el coste de limpieza se repercuta al huésped como una tarifa fija por limpieza después de que se vayan del apartamento. Esto significa que tiene más impacto en el precio total de la reserva para reservas con menor número de noches. Por ejemplo, si la limpieza cuesta 30€ y cada noche de apartamento tiene un precio de 50€, por una noche pagarán 80€ pero si son dos noches el precio total será 130€ (65€/noche).

La limpieza del apartamento debe estar perfectamente coordinada entre la salida del último huésped y la llegada del nuevo. Un error de tiempos puede resultar desastroso.

El servicio de limpieza incluye también:

  • Lavar y cambiar la ropa de cama (sábanas, fundas de almohada, toallas, etc)
  • Reponer “amenities”: champú, gel, papel higiénico, productos de limpieza, etc
  • Retirada de basura

Una de las principales causas de malas reseñas es una limpieza deficiente. Además, es de las cosas en las que más se fijan los huéspedes al ver las opiniones para reservar o no un alojamiento. Por tanto, es un servicio que merece atención y cuidado al detalle para posicionar nuestro alojamiento vacacional en las distintas plataformas.

La limpieza se puede externalizar a una empresa, contratar directamente personal que lo haga o hacer la limpieza tú.

Las empresas de gestión suelen incluir este servicio, que ellos o bien subcontratan, bien lo hacen con personal interno o una combinación de ambos.

También existen numerosas empresas de limpieza en los principales destinos turísticos que están especializadas en apartamentos turísticos y están acostumbradas a un calendario de limpieza variable, adaptado a las reservas.

8)      Contabilidad

Operar un apartamento turístico implica la gestión de numerosas facturas, de ingresos y gastos que debes tener perfectamente identificados.

 Si no quieres tener líos con hacienda, debes ser muy minucioso y guardar todas las facturas. El uso turístico en este sentido es bastante diferente del residencial, tendrás ingresos de las distintas plataformas donde se ha realizado la reserva, como Airbnb o Booking (o incluso directamente si tienes una web), que serán variables todos los meses. De igual manera tendrás multitud de gastos variables o fijos como la electricidad, el agua, la comunidad, el wifi, el seguro, el IBI, reparaciones, etc.

Yo lo llevo manualmente todo, pero a partir de cierto volumen esto sería impensable y habría que contar con herramientas de contabilidad que sí integran algunos softwares de gestión de apartamentos como Lodgify.

Tipos de gestión según la dedicación

Como comentamos al principio, a la hora de gestionar un apartamento turístico existen distintas alternativas según el nivel de dedicación que estés dispuesto a tener:

  1. Gestionar tú mismo el apartamento (autogestión)
    1. Gestionar todos los procesos de forma artesanal, “a mano”
    2. Comprar software de gestión para automatizar procesos
    3. Gestión totalmente a distancia, sin presencia física en el apartamento
  2. Contratar empresa de gestión

En este apartado detallo los pros y contras de cada opción, segmentando en tres categorías: Minimización de costes, Aumento de ingresos y Tiempo dedicado. Te adelanto que ninguna alternativa es perfecta, dependiendo de tus prioridades y situación personal será mejor elegir una u otra.

Te dejo abajo un resumen gráfico de mi valoración de cada alternativa en relación a Costes, Ingresos y Dedicación:

Opciones para gestionar un apartamento turistico

a)      Autogestionar un Apartamento Turístico de Forma Manual / Artesanal

Costes:

El principal beneficio de esta opción es que minimizas los costes al máximo. Te ahorras el dinero que pueda costar cualquier software de gestión, automatizaciones y empresas externas de gestión. Incluso puedes ahorrarte el coste de la limpieza, lavandería y gestión de residuos si lo haces tú mismo, aunque esto no lo considero óptimo en ningún caso.

Ingresos:

Considero que gestionar un apartamento manualmente de forma artesanal reduce tus opciones de maximizar ingresos. Esto es principalmente por las siguientes razones:

  1. No puedes activar reservas inmediatas si utilizas varias OTAs (Airbnb, Booking etc.), ya que si lo haces te arriesgas a overbookings. Esto reduce la ocupación de tu apartamento.
  2. Careces de ayuda externa que proporcione información de precios de mercado de apartamentos similares de forma que puedas optimizar precios.
  3. No tienes herramientas para cambiar de forma automática los precios ante un cambio súbito en la demanda. Esto puede deberse a anuncios o cancelaciones de eventos, cambios en predicciones meteorológicas, etc. Debido a estos cambios en la demanda, tus precios pueden estar demasiado altos o bajos repentinamente, dejando de captar reservas o captándolas demasiado baratas.

Tiempo dedicado:

Gestionar un apartamento turístico de forma manual requiere casi de una dedicación completa. La única excepción sería si el apartamento se encuentra justo al lado de tu casa, de forma que cosas como la gestión de check-in, check-out o visitas necesarias por reparaciones requieran menos tiempo.

No voy a considerar la opción de realizar limpieza, lavandería y recogida de basura pues existen empresas especializadas que serán mejores y más eficientes que tú en el proceso, y no supone un coste muy alto para el servicio que dan.

Conclusión:

Este tipo de gestión es posible con un número MUY reducido de apartamentos bajo gestión, quizás uno o dos. Conforme más apartamentos gestiones manualmente mayor será la dificultad de hacerlo todo de forma manual.

Sólo lo veo razonable si el apartamento está muy cerca de tu casa, de forma que el tiempo dedicado no sea demasiado alto.

b)      Autogestionar un Apartamento Turístico con ayuda de un Software de Gestión

Costes:

El coste adicional de esta opción es precisamente el software de gestión (dando por hecho que se subcontrata la limpieza también).

Los principales softwares de gestión de apartamentos turísticos son: Lodgify, Guesty, Avirato, Avaibook, Octorate, Smoobu y Avantio, aunque hay más opciones.

No he trabajado con todos, aunque sí que tengo información de primera mano de Lodgify, Octorate y Avaibook.

Tras analizar las distintas opciones, puedo decir que, en relación a las capacidades potenciales, todos tienen una amplia gama de servicios que ofrecer. Quizás se diferencian en pequeños detalles en este sentido.

En relación a los precios, sólo tres de ellos, Lodgify, Smoobu y Avaibook ofrecen un presupuesto de forma totalmente transparente según las capacidades que contrates y el número de apartamentos. Avirato muestra precios públicamente de forma limitada para un solo apartamento. Considero que las empresas que no tienen precios públicos transparentes ofrecen menos confianza, ya que pienso que no tienen una política de precios estándar, sino que quizás estén cobrando precios distintos a distintos clientes.

¿Cuánto cuesta el software de gestión?

El coste de contratar estos softwares de gestión de alojamientos turísticos, en paquetes con similares funcionalidades, ni muy limitado ni el más completo, si tienes un solo apartamento, está en torno a 38-48 €/mes. Usualmente se va incrementando conforme añades más unidades, pero reduciendo el coste por apartamento.

He de decir que Smoobu tiene un precio más ajustado (26,1€ por 1 apartamento), aunque según las opiniones que he leído en Trustpilot de Smoobu (3,2 sobre 5,0 en el momento de hacer esta entrada) tienen problemas en atención al cliente y fiabilidad del sistema.

Para mí la mejor opción es Lodgify, tanto por puntuación en Trustpilot, como por precios y opiniones de clientes directos que conozco. Sobre todo, si estás empezando y quieres un software que se pueda escalar, pero no sea prohibitivo al principio, como parece ser Avantio.

Avaibook empieza en 48 €/mes para un alojamiento, aunque mantiene la misma tarifa con dos, por lo que puede ser interesante para dos unidades.

Además de este coste, si quieres tener funcionalidades como precios dinámicos o el registro automático en la policía al hacer check-in, debes integrar en tu software de gestión estas funcionalidades que suelen tener un coste extra:

  • El registro automático cuesta en Checkin, la empresa más conocida, 4 €/mes.
  • Los precios dinámicos cuestan alrededor del 1% de cada reserva en las empresas más conocidas: Wheelhouse, Beyond Pricing o Price Labs.

Ingresos:

Los softwares de gestión ayudan a incrementar los ingresos con la incorporación de precios dinámicos (add-on en la mayoría de softwares) y la coordinación de reservas de forma instantánea en todas las OTAs.

Además, la mayoría de ellos tiene programas de formación incluidos en el coste para lograr una gestión más eficiente y óptima desde el punto de vista de los ingresos.

Por último, existen softwares que proporcionan información de mercado con precios de reserva reales de tu competencia, lo que puede ser una gran ayuda para que tu apartamento sea más competitivo. El mejor ejemplo de esto es AirDNA, un programa del que he realizado una entrada que puedes consultar aquí.

Tiempo dedicado:

Los softwares de gestión de alojamientos turísticos constan de herramientas que facilitan la vida en la gestión. La diferencia con una gestión completamente manual es sustancial.

Sin embargo, muchas de las tareas que implican un gran número de horas de trabajo para gestionar un apartamento turístico, como los check-ins, check-outs, gestión del mantenimiento, se harían en este caso de forma presencial.

Conclusión:

Considero que, incluso si sólo gestionas una unidad, los softwares de gestión son herramientas que merecen la pena. El coste mensual que tienen no es alto comparado con el número de horas que ahorras.

Sin embargo, esta es una opción que no veo viable para alguien con trabajo a tiempo completo, o que no vive en el mismo municipio donde está situado el apartamento. Para alguien con gran flexibilidad laboral o que viva muy cerca del apartamento considero que es muy buena alternativa.

c)       Autogestionar un Apartamento Turístico automatizado totalmente a Distancia

Como veremos a continuación, automatizar la gestión de un apartamento turístico y llevarla tú mismo a distancia es posible, incluso desde otra provincia o región. Sin embargo, no es algo sencillo y tampoco está exento de costes adicionales.

Costes:

Los costes de gestionar un apartamento a distancia tú mismo de forma bastante automatizada, sin contar con una empresa de gestión, incluyen los del apartado anterior: el software de gestión de alojamientos turísticos.

Para una gestión totalmente a distancia necesitas al menos dos cosas adicionales que van a tener un coste añadido:

  1. Check-in/Check-out y entrega de llaves autónomo / automatizado

El proceso de check-in y check-out incluye la verificación de la identidad de los huéspedes, el envío a la policía de información de los huéspedes y la entrega y recibo de llaves. Para estos procesos existen herramientas de automatización:

  • Software para check-in / Check-out automático

Existen softwares para automatizar el proceso de check-in y check-out como Chekin, de forma que los propios huéspedes se registren en el apartamento, verifiquen su identidad y a través de la aplicación se envíen sus datos a la policía.

Te dejo aquí los precios de Chekin. La verificación de identidad tiene un coste adicional de 4 €/mes por apartamento (para pequeños propietarios/gestores).

  • Cerraduras inteligentes conectadas a software (o keybox)

Existen múltiples alternativas de cerraduras inteligentes de distinto tipo. Pueden funcionar mediante código (la aplicación proporciona un código al huésped para entrar), tarjeta, huella o con una app; aunque suelen incorporar la opción de usar con llave tradicional. Algunas de las más conocidas son: akiles, Nuki o Yacan.

Otra opción es usar las tradicionales keybox, cajas pequeñitas que contienen las llaves, que se pegan cerca de la puerta, con un código para abrirlas. Eso sí, que los huéspedes usen estas cajas sin supervisión puede conllevar pérdidas de llaves o que no las guarden en su sitio al irse.

Además del coste de la cerradura y la instalación, que son varios cientos de euros, estas cerraduras suelen incluir un coste mensual por la app, gestión de códigos temporales, soporte, etc. Este coste puede ir de 8€ a 20€ al mes.  

  1. Contacto de apoyo

Si no tienes capacidad de asistir al apartamento físicamente de forma fácil, necesitas a alguien que en ciertos casos en los que es necesario personarse en el apartamento, vaya por ti.

Esto puede pasar por miles de cosas, cosas que se rompen en días / horas en los que es imposible contactar con empresas que lo reparen, accidentes con los huéspedes, daños que se hacen al inmueble, pérdidas de llaves, robos de accesorios, gestión de reparaciones o pequeñas reformas, gestión de colocación de nuevo mobiliario o utensilios y un largo etcétera.

Esto supondrá un coste adicional, lógicamente, dependiendo de la necesidad de estos servicios. Además, es conveniente que sea alguien de confianza.

Ingresos:

Aunque puedas pensar que la gestión a distancia automatizada no tiene por qué tener impacto en los ingresos, hay un aspecto que resiente en cierta medida: las reseñas de los clientes.

Las nuevas reservas en el negocio turístico dependen en gran medida de las opiniones de clientes anteriores. Si la gestión es totalmente a distancia, se pierde esa relación personal con el huésped que hace que mejoren las reseñas del alojamiento de forma substancial.

Tiempo dedicado:

Contar con las herramientas enumeradas anteriormente supone un ahorro de tiempo muy grande a la hora de gestionar un apartamento, que permite hacerlo a distancia de forma bastante automática sin tener que contratar una empresa de gestión.

Conclusión:

Si no deseas contratar una empresa de gestión, esta opción permite no invertir un gran número de horas en la gestión del apartamento y, aunque seguramente no seas capaz de minimizar al máximo los costes ni maximizar del todo los ingresos, guarda un equilibrio en ambos aspectos, sin ser la peor opción.

d)      Contratar empresa de gestión de alojamientos turísticos

El auge de los apartamentos turísticos ha venido de la mano de una especialización en la gestión de este tipo de alojamientos, mediante empresas que se dedican exclusivamente a ello.

Costes:

Las empresas de gestión de apartamentos turísticos cobran normalmente un porcentaje de los ingresos que suele estar en torno al 20%.

También existen acuerdos de alquiler fijo (x euros al mes), cuya cantidad dependerá lógicamente de los ingresos que estimen que puede generar el alojamiento.

En todo caso, los costes de contratar una empresa de gestión están por encima de todas las opciones anteriores. De hecho, las empresas de gestión suelen contratar las herramientas que hemos enumera, si bien a un coste más optimizado por tener mayor volumen de apartamentos.

Ingresos:

Considero que las empresas de gestión de apartamentos turísticos son capaces de lograr maximizar los ingresos de un alojamiento, simplemente debido a su experiencia. Lógicamente habrá mejores y peores empresas; no todas serán igual de buenas.

Estas empresas tienen gran cantidad de datos de primera mano relativos a ocupaciones y precios simplemente dentro de su portfolio bajo gestión, además de datos externos. Ello le da capacidad para optimizar muy bien los precios y adaptarse a la demanda. Sé de primera mano que usan softwares de precios dinámicos, pero no confían ciegamente en ellos, sino que van haciendo ajustes manuales.

Tiempo dedicado:

Esta alternativa supone prácticamente tener un ingreso sin hacer nada. Es muy sencillo invertir en un apartamento turístico a distancia si confías la gestión a una empresa que se encargue de todo.

Conclusión:

Esta opción es la mejor alternativa para alguien que busque una inversión bastante pasiva, que no busque un trabajo a tiempo parcial ni nada parecido.

Suscríbete para estar al tanto de todas las novedades!

* indicates required

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *